POLITICA PARA EL TRATAMIENTO Y
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Teniendo en cuenta
la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Nacional 1377 de 2013, por la cual se
dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, el GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S. presenta la Política Para El Tratamiento Y Protección de Datos
Personales. Esta política es aplicable a todas las bases de datos que por
diferentes medios obtenga el GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S.
1.
Responsable del
Tratamiento de la Información
El responsable del
tratamiento de datos es el GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S, identificado con Nit. No.
900.132.873 - 4, Calle 30 A No. 6 – 22 Of. 404, Teléfono 320 5665 y 320 5705,
con Certificado de Cámara y Comercio de Bogotá
2.
Marco Legal
La siguiente
política para el Tratamiento de Datos personales ha sido elaborada en
concordancia con el siguiente marco normativo:
-
Constitución
Política de Colombia, Artículo 15
-
Ley
1266 de 2008
-
Ley
1581 de 2012
-
Decreto
1727 de 2009
-
Decreto
1377 de 2013
3.
Alcance de la
Política de Privacidad
Esta política se
aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales
que sean objeto de Tratamiento por parte de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., en los eventos en
los cuales se le considere como responsable y/o encargado del Tratamiento de
Datos Personales, conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y demás
normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
Esta
política es de obligatorio y estricto cumplimiento para GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S.
5. Definiciones
Para los efectos de
comprensión de la presente política, los siguientes términos se entenderán en la
forma que se definen según el Art. 3 de La Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y
Decreto 1377 de 2013, según se transcriben a continuación:
Autorización:
Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
Aviso
de Privacidad: Comunicación
verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de
la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
Base
de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato
Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato
Privado:
aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
Titular.
Dato
Público:
Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el
número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato
Semiprivado:
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero
y crediticio de actividad comercial.
Datos
Personales:
Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables. Adicionalmente, el Dato
Personal debe permitir, en mayor o menor medida, la identificación del Titular.
Estos incluyen, pero no se limitan a nombre, apellido, correo electrónico,
teléfono, dirección y cualquier información vinculada al Titular.
Datos
Sensibles: Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen
el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado
del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Responsable
del Tratamiento: Es
la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad
de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Titular:
Persona
natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Titular
de la Información: Es
la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en
un banco de datos y sujeto del derecho de habeas data y demás derechos y
garantías a que se refiere la presente ley.
Transferencia:
La
transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los
datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y
se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
Tratamiento
de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera
del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento:
Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Régimen
General de Protección de Datos Personales Colombiano: Es el conjunto de
normas que regulan el Tratamiento de Datos Personales en el territorio
colombiano tales como, el artículo 15 de la Constitución Política colombiana;
la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013; la Sentencia C-748 de 2011, y las
demás normas que las modifiquen o adicionen.
6.
Principios
Principio
de Legalidad En Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos
personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las
disposiciones de Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y
demás disposiciones legales vigentes aplicables.
Principio
de Finalidad: El
tratamiento de datos personales por e GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., obedece a una finalidad legítima
de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio
de Libertad: El
tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que revele el consentimiento.
Principio
de Veracidad o Calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan error.
Principio
de Transparencia: En
el Tratamiento de datos personales, GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., garantiza al titular, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier
tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio
de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la presente ley. Para estos propósitos la obligación de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., será de medio.
Principio
de Seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Principio
de Confidencialidad:
Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan
acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en Bases de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprenden el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Los titulares de los
datos personales suministrados a GESTIÓN
INTEGAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., por cualquier medio escrito, físico
o electrónico, aceptan el tratamiento de los mismos y autorizan a GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., a su uso cuando sean proporcionados al ingresar de manera
voluntaria a las instalaciones, por medio de Registro de Proveedores, correos
electrónicos, suscripción de contratos, etc.
8.
Finalidades y Tratamiento
Al Cual Serán Sometidos Los Datos Personales
Los datos personales
que GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD
HORIZONTAL S.A.S., recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán
utilizados para las siguientes finalidades:
-
Gestión de
Proveedores Y Contratistas
El
tratamiento de los datos se realizará con fines relacionados con el desarrollo
del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro
de bienes y servicios que requiera GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., para su funcionamiento.
-
Gestión del Capital
Humano
La
información relacionada con los empleados será tratada con la finalidad de dar
cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente.
-
Gestión de Riesgos y
Emergencias
Con
el fin de cumplir con el Plan de Emergencias de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD
HORIZONTAL S.A.S., realizar una adecuada Gestión de Riesgos y atender de manera
oportuna una emergencia, es necesario tener información que nos permita
analizar la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información
de residentes, funcionarios y visitantes que se encuentren en las
instalaciones.
-
Gestión de
Copropietarios y Arrendatarios
En
el desarrollo de los diferentes procesos administrativos y operativos, GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., debe tratar datos personales y/o corporativos de cada uno de los
copropietarios y/o arrendatarios de las distintas copropiedades que administra.
Según el Art. 8 de la
Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes
derechos:
-
Conocer,
actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
-
Solicitar
prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
-
Ser
informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
-
Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
-
Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a esa ley y a la Constitución.
-
Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
-
Abstenerse
de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo
las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y
niños y adolescentes.
Nota:
El
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento es GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., tal como aparece
en el primer punto de esta Política.
Teniendo en cuenta
lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del
Decreto 1377 de 2013, GESTIÓN INTEGRAL
DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., procederá a efectuar el Tratamiento de los
datos personales de niños(as) y adolescentes, respetando sus derechos
fundamentales y garantías. En caso de
que GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD
HORIZONTAL S.A.S., requiera darle Tratamiento a los datos personales de
menores de edad, obtendrá autorización por parte del Representante Legal o
Guardador del menor.
11. Peticiones,
Consultas Y Reclamos
El Titular o
Representante y/o Apoderado del Titular puede tramitar peticiones, consultas
y/o reclamos de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
S.A.S., Calle 30 A No. 6 – 22 Of 404, Teléfonos: 3205665 - 3205705, correo
electrónico: auxiliar@integralph.com.
Para dar trámite a
peticiones, consultas y reclamos, se verificará la identidad del reclamante,
quien deberá ser el Titular de la información o Representante y/o Apoderado.
Estas deben
contener:
-
Nombres
y apellidos completos del Titular de la información
-
Número
de identificación del Titular de la información
-
En
caso de no ser el Titular, se debe adjuntar el poder que lo acredite con como
Representante y/o Apoderado
-
Adjuntar
fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos
-
Descripción
de los hechos que dan lugar a la petición, consultas y reclamos
-
Dirección
física o electrónica de notificación
-
Petición,
consulta y/o reclamo
Si la solicitud
resulta incompleta, GESTIÓN INTEGRAL DE
PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cincos
días hábiles siguientes a la recepción de esta para que subsane las falencias.
Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de
la misma.
GESTIÓN
INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., tendrá quince días hábiles
contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo, para
resolver la reclamación, término máximo previsto por la ley, siempre y cuando
se encuentren completos.
Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos
los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás nomas que la
reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o
parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización,
rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la
Superintendencia de Industria y comercio – Delegatura para la Protección de
Datos Personales.
12. Entrada
En Vigencia
La presente política
de tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de enero de 2018.
Los datos personales
proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el
interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.